Home

Hof Vision brengt in samenwerking met A Way 2 View  evenwicht tussen automatisering, doelmatig handelen en werken met plezier.

Door drie deze gebieden integraal te belichten, wordt het gewenste resultaat sneller bereikt en worden teleurstellingen voorkomen.  De aanpak van Hof Vision zorgt ervoor, dat alle medewerkers – dus ook medewerkers met een beperking en medewerkers die terugkeren na langdurig herstel – (weer) prettig kunnen werken en productief kunnen zijn.

ICT – kunnen medewerkers hun werk doen op een voor hen prettige manier en binnen acceptabele tijd?

Bedrijf – zijn de werkprocessen en informatiestromen helder?

Mens – is iedereen toegerust om zijn werk goed te doen of ontbreekt daarvoor kennis of zijn er weerstanden?

Na een analyse blijkt vaak dat niet alle drie deze aspecten hoeven te worden aangepast. De volgende cases verduidelijken dit verder.

CASE 1

Op een planningsafdeling worden steeds juist als het druk wordt, veel fouten gemaakt. Bestellingen komen te laat bij de klant, klanten krijgen niet wat ze besteld hebben, enzovoort. Een training om de medewerkers bewust te maken van ‘kwaliteit’ heeft niet geholpen. Er heerst een gelaten sfeer op de afdeling. De medewerkers zijn verongelijkt; het ligt niet aan hen; zij doen hun best, die kwaliteitstraining had wat hen betreft niet gehoeven; er wordt gemopperd dat dat zonde van het geld is geweest.

Nadere analyse leert dat er op de afdeling met diverse geautomatiseerde systemen wordt gewerkt, die niet goed zijn geïntegreerd. Medewerkers moeten teveel handmatig bijhouden. Als het niet druk is, gaat dat goed. Wordt het te druk, of wanneer iemand ziek is of op vakantie gaat, dan gaat er steeds meer fout; dingen worden dubbel of niet uitgevoerd. Omdat het niet haalbaar is om op korte termijn ingrijpende wijzigingen in de ICT aan te brengen, worden de processen opnieuw bekeken. Door medewerkers de verantwoordelijkheid te geven over bestellingen, die zij vervolgens volgen en controleren tot zij de deur uit gaan, worden grote verbeteringen geboekt. Vervolgens wordt de automatisering aangepast.

CASE 2

Ella werkt op een serviceafdeling. Als er een klant belt met een vraag of een klacht, moet zij vier en soms zelfs meer verschillende programma’s openen om alle benodigde gegevens te verzamelen. Hierdoor wordt de computer traag en moet ze voorkomen dat klanten geïrriteerd raken. Ze raakt zelf het overzicht kwijt en wordt er steeds nerveuzer van. Twee beeldschermen neerzetten lost de problemen niet op. Ze heeft last van nek en schouders. Ook diverse collega’s klagen. De directie is bezorgd dat Ella uit zal vallen; zij is een zeer ervaren kracht met een goede reputatie – ook bij de klanten. Daarom wordt nu toch advies ingewonnen.

Lang is door de leiding van het bedrijf gedacht dat een goed CRM te duur is. Maar als de directie voorgerekend krijgt wat de vermoedelijke kosten zijn van de extra tijd die nodig is om klanten te woord te staan en boze klanten op te vangen, nog los van de imagoschade die dat teweegbreng, komt de zaak in een ander daglicht te staan. De kosten voor verbetering van de ICT vallen mee en wegen niet op tegen wat uitval zou kosten. Bovendien wordt de invoer van een nieuw klantsysteem gecombineerd met een middag training in het werken met sneltoetsen en ‘gezond en productief werken achter de computer’. Een half jaar nadien is de sfeer op de afdeling sterk ten goede veranderd. Ella is niet uitgevallen. Een medewerker van een andere afdeling die na een ongeluk door een motorische beperking aan zijn rechterarm en -hand zijn werk daar niet meer kon doen, kon een plek krijgen op de serviceafdeling. Doordat de software geheel toegankelijk was, kon met een paar speciale aanpassingen de werkplek voor hem zodanig worden aangepast, dat hij met één hand kon werken.

CASE 3

Jort, een gewaardeerde medewerker, 37 jaar oud, is steeds slechter gaan zien. Zijn werkgever heeft gezorgd dat de software waar hij mee werkt met sneltoetsen kan worden bediend. Toch zit Jort nog steeds in een slechte houding met zijn neus op het beeldscherm om de muiscursor op de juiste plek te krijgen – en klaagt over nekpijn.

De aanpassing van de software heeft veel geld gekost, maar heeft niets opgelost. Jort werkt niet sneller of beter dan voorheen. De redenen die Jort aanvoert om met de muis te blijven werken, komen erop neer dat hij het lastig vindt om met sneltoetsen te werken en dat zijn collega’s hem niet kunnen volgen als hij met sneltoetsen werkt.

De werkelijke reden blijkt echter te zijn, dat hij zijn beperking niet accepteert en niet anders wil zijn dan voorheen of dan anderen. De oplossing ligt in een stukje psychologische begeleiding van Jort en het betrekken van collega’s. Het is voor Jort gemakkelijker om de feedback van onze trainers/coaches te accepteren, omdat deze ervaringsdeskundig zijn. Wat ook helpt, is dat er een introductie “werken met sneltoetsen” aan alle medewerkers wordt aangeboden; het voorkomt RSI en is voor alle werknemers beter – en Jort is daarmee geen uitzondering meer.

 CASE 4

Diana werkt met een brailleleesregel en synthetische spraak. Bij een update van de bedrijfssoftware blijkt dat haar schermuitleessoftware haar geen toegang meer verschaft. De leverancier van de bedrijfssoftware geeft aan deze problemen niet binnen afzienbare tijd te kunnen verhelpen. Om haar snel weer inzetbaar te maken, blijken enkele relatief eenvoudige aanpassingen in haar schermuitleessoftware en in haar functie voldoende. De leverancier van de bedrijfssoftware wordt benaderd om te zorgen dat bij een volgende update de toegankelijkheid weer gewaarborgd is. Diana ziet op tegen de wijziging in haar werk, maar met drie sessies met onze ervaringsdeskundige trainer/coach krijgt zij er plezier in en ziet nieuwe uitdagingen en kansen om zich verder te ontwikkelen.